En este libro deberán registrarse, una por una, todas las facturas, así como también los documentos sustitutivos que se hayan emitido. Asimismo, en algunas ocasiones también se admiten asientos resúmenes.

La forma en que se debe completar el registro de las facturas es sencilla. Se debe anotar el número de la factura, la fecha de emisión y el destinatario. Luego deberá añadirse la base imponible, tipo aplicado y cuota repercutida. Esta información será necesaria por cada factura que se agregue al libro. Además, las facturas deben ir en orden cronológico.

El autónomo debe cargar un IVA a cualquier empresa o profesional al que emita la factura. Este IVA puede ser el IVA general, que es de 18%, o alguno de los demás tipos de IVA, dependiendo de la actividad.

Luego de añadir este porcentaje de IVA, el autónomo debe descontar el IRPF. El porcentaje habitual que se suele descontar por concepto de IRPF es de 15%. Además, si nos encontramos dentro de los tres primeros años en los que ejercemos como autónomos, se nos da el beneficio de aplicar un IRPF de 7%.

Estos documentos se deben anotar uno por uno, consignando primero el número, la fecha de expedición y, en caso de que sea distinta, también deberá anotarse la fecha de realización de las operaciones.

También deberán anotarse los datos de identificación completos, que corresponden al nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal, del obligado a su expedición.

Finalmente, deberá anotarse la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria que repercute sobre dicha operación.

Deberán anotarse las facturas correspondientes a adquisiciones intracomunitarias realizadas por empresarios o profesionales que estén sujetas al impuesto. Las cuotas tributarias deberán consignarse en las anotaciones a dicha factura.

También deberán anotarse las facturas que correspondan en los casos de inversión del sujeto pasivo y de entregas no exentas de oro de inversión.

Los documentos sustitutivos o rectificativos también deberán ser anotados en el libro de facturas recibidas, aunque con la debida separación y detallando cierta información mínima requerida.

En otras palabras, en el libro de facturas recibidas se deberá hacer un registro de las facturas y los documentes de aduanas recibidos, así como algunos casos particulares que detalla la ley.

Asimismo, estas facturas deberán ser numeradas correlativamente y esta numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones que lo justifiquen. Estos documentos de facturación deberán anotarse de uno en uno y de manera separada, aunque la ley avala algunas excepciones para ello.

En los casos en que la relación entre el exportador y el comprador es frecuente, la factura proforma puede sustituir a la oferta comercial, sirviendo como un documento en el que el exportador propone el precio y las condiciones de venta de la operación.

La factura proforma también se utiliza para acompañar el envío de muestras que no tengan valor comercial, o en el caso que el comprador desee tramitar una licencia de importación. Asimismo, la factura proforma también puede utilizarse para que el comprador solicite la apertura de un crédito en el banco, en el caso que este sea el medio de pago elegido.

Por lo general, cuando los envíos suelen ser fuera de la Unión Europea, o en el caso de que el destinatario así lo exija, la factura proforma debe ser enviada con copia en el idioma Inglés.

En ese caso, la factura debe contener la misma información que el documento en castellano: datos de identificación del exportador y del comprador, una descripción precisa de la mercancía y su precio unitario y total. La factura deberá contar en el encabezado de manera visible la expresión “Pro forma invoice”.

El requisito más importante que debe cumplir la factura proforma es que debe llevar en el encabezado la expresión “pro forma”. Esto debe estar de modo bien visible para evitar cualquier tipo de confusión con la factura comercial.

Por otro lado, también podrían considerarse como requisitos las características principales de esta factura, ya que quienes realizan las operaciones comerciales internacionales están acostumbrados a estos datos. Por lo general, se trata de los datos de identificación del exportador y del comprador, una descripción precisa de la mercancía y su precio unitario y total.

Pero esta información característica de la factura proforma solo es considerada como requisito para el correcto entendimiento de los clientes, ya que esta variante de la factura no tienen valor contable ni como justificante. Aunque, de todas formas, se exige que la factura proforma cumpla con cierta información mínima.

En una primera parte las facturas proforma deberán contener la fecha de emisión y los datos de identificación tanto del exportador como del comprador o destinatario. Estos datos son su nombre, domicilio e identificación fiscal, lo que para ventas a la Unión Europa sería su número de IVA comunitario.

Luego se deberá completar una descripción precisa y minuciosa de la mercancía. Se debe mencionar de manera explícita la cantidad o las unidades del producto, peso bruto, pero neto y el volumen. También se debe indicar el precio unitario, el precio total y la divisa cotizada. Finalmente se deben desglosar los gastos de transporte y seguro, si es que ellos van por cuenta del exportador, con el fin de calcular el valor estadístico y comercial.

Otra característica de la factura proforma es que, a menos que el cliente lo solicite de forma explícita, estas no se numeran, ni se firman o sellan.

En estos casos, si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas tendrán como plazo máximo para su expedición el último día del mes natural en el que se hayan efectuado dichas operaciones. A su vez, las facturas deberán enviarse en el momento de su expedición.

Si el destinatario es un empresario o profesional, la expedición de las facturas tendrá como plazo un mes contado a partir del último día del mes natural anterior en el que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en la factura. El plazo de envío será de un mes a partir de la fecha de expedición.

Se recomienda que las facturas sean expedidas antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado dichas operaciones.