A la hora de realizar y enviar facturas, el formato más utilizado es el PDF. Se trata de uno de los formatos estándar más empleados a la hora de enviar todo tipo de archivos a través del correo electrónico y en las plataformas web.

De hecho, se recurre a él en la mayoría de organismos de la administración pública. Uno de los ejemplos más claros lo tenemos con Hacienda, que obliga a usar la factura electrónica a la gran mayoría de las empresas y autónomos.

Esto nos lleva a la necesidad de aprender a manejar correctamente estos archivos PDF. Afortunadamente, crear un archivo PDF es fácil, ya que las principales aplicaciones que utilizamos hoy en día permiten guardar documentos en este formato. Sin embargo, en ocasiones, las plataformas administrativas limitan el tamaño máximo soportado para los PDF, lo que puede suponer un problema para los usuarios.

Una factura no ocupa demasiado espacio. Pero, en el caso de otros archivos más grandes o que incluyan muchas páginas con fotos, planos y otros elementos, se puede incrementar su capacidad y dificultar el uso de este formato.

Para evitarlo, es importante aprender a reducir el tamaño de los archivos PDF con los que trabajamos. Y esto es algo que podemos hacer de diferentes maneras. Comentamos los métodos que hay y cómo debes aplicarlo. ¡Toma nota!

Reducción del tamaño de los archivos online

Si has estado trabajando con un documento PDF y este tiene un archivo más extenso de lo que sería deseable, puedes recurrir a una solución online para comprimirlo y hacerlo más pequeño. Estas páginas funcionan de manera similar a las que se utilizan para convertir vídeos entre diferentes formatos de archivo o las que se emplean para editar fotos online.

¿Cómo se reduce el tamaño de los archivos con este método? Su utilización es muy sencilla, dado que basta con subir el archivo PDF que queramos procesar a la página web correspondiente, iniciar el proceso de transformación y esperar hasta que este se complete.

Una vez que el mismo ha concluido, se procede a descargar el nuevo archivo PDF ya comprimido y optimizado. De esta manera, podemos usarlo sin problemas, puesto que tendrá un tamaño menor respecto al original.

Es importante saber que, durante este proceso, se optimiza la disposición de los elementos del archivo PDF, pero sin afectar a su diseño ni a su calidad. Por tanto, la compresión no modifica la calidad de las imágenes del documento ni tampoco altera la disposición del texto o el diseño de la página.

Esto es algo fundamental cuando estamos trabajando con formularios y otros documentos similares, en los que una pequeña modificación en su formato puede provocar graves consecuencias.

Reducción del tamaño del archivo en nuestro ordenador

La solución que hemos mencionado antes es la más rápida y, generalmente, la más eficiente a la hora de reducir el tamaño de un archivo cuando este no supera el máximo permitido por la plataforma en la que estamos trabajando. Sin embargo, es posible que si el contenido incluido en ese documento PDF es sensible, no queramos subirlo a una página web externa.

Para resolver este problema, podemos ejecutar el proceso desde nuestro ordenador, mediante el programa Adobe Acrobat. Este programa permite crear y modificar archivos PDF, ofreciendo muchas posibilidades a los usuarios para personalizar su contenido e, incluso, para corregir los pequeños errores que a veces contienen los documentos PDF que descargamos de la red.

Para ejecutar la compresión, basta con elegir la opción correspondiente dentro de las diferentes funciones que tenemos en el menú "Archivo" del software. En unos pocos minutos, tendremos el documento comprimido y optimizado.

Es un proceso similar al que se realiza mediante las páginas web que hemos mencionado en el punto anterior. Aunque, en este caso, no tenemos que compartir el documento, sino que todo el proceso de compresión se realiza de forma local.

Reducción del tamaño mediante el ajuste de sus elementos

Cuando las dos anteriores no funcionan o la diferencia de tamaño entre el archivo comprimido y lo que nos permite la plataforma es considerable, es necesario optar por soluciones más drásticas.

La primera de ellas es la intervención directa sobre los elementos del documento que ocupan más espacio, como las fotos y los gráficos. Para reducir su tamaño, debemos abrirlos en la aplicación que hemos utilizado para su creación o en cualquier otra herramienta de diseño gráfico. De esta manera, se deben ajustar las características para reducir su espacio. Se trata de un aspecto que no suele afectar a su calidad y nos será de gran ayuda para reducir el tamaño del archivo PDF final.

Otra opción es eliminar del documento aquellas páginas en blanco que no sean necesarias. Esto es habitual cuando se realizan formularios y solicitudes para organismos oficiales. Así que, son estos cambios y el proceso de optimización, será más fácil ajustar el tamaño del PDF a los máximos permitidos por la plataforma con la que estemos trabajando.